Uso y divulgación de información sanitaria

La ley nos obliga a mantener la privacidad de la Información Médica Protegida (PHI). Estamos obligados a proporcionarle este Aviso de Prácticas de Privacidad por la regulación de privacidad emitida bajo la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA). Este aviso describe cómo protegemos la PHI que tenemos sobre usted y que está relacionada con su información médica. La PHI es información médica y de otro tipo sobre usted, incluida la información demográfica, que puede identificarle y que está relacionada con su salud física o mental pasada, presente o futura o con su estado de salud y los servicios sanitarios relacionados. Este Aviso de Prácticas de Privacidad describe cómo podemos utilizar y divulgar a otros su PHI para llevar a cabo operaciones de pago o de atención médica y para otros fines permitidos o exigidos por la ley. También describe sus derechos de acceso y control de su PHI.  

Cómo podemos utilizar y divulgar sus datos sanitarios protegidos

A continuación se describen las formas en que podemos utilizar y divulgar la información sanitaria que le identifica. Salvo para los fines que se describen a continuación, sólo utilizaremos y divulgaremos la información sanitaria con su autorización por escrito. Puede revocar dicho permiso en cualquier momento escribiendo a nuestro responsable de privacidad.  

Proporcionar tratamiento 

La organización puede utilizar su PHI para coordinar la atención dentro de la organización y con otras personas implicadas en su atención, como el médico que le atiende, los miembros del grupo interdisciplinar de la organización y otros profesionales sanitarios y voluntarios que hayan aceptado ayudar a la organización a coordinar la atención. Por ejemplo, los médicos implicados en su atención necesitarán información sobre sus síntomas para poder recetarle los medicamentos adecuados. La organización también puede divulgar su PHI a personas ajenas a la organización que participen en su atención, incluidos familiares, miembros del clero que usted haya designado, farmacéuticos, proveedores de equipos o suministros médicos y otros profesionales sanitarios que la organización utilice para coordinar su atención.  

Para obtener el pago 

La organización puede incluir su PHI en facturas para cobrar a terceros por la atención que usted pueda recibir de la organización. Por ejemplo, su compañía de seguros puede exigir a la organización que facilite información sobre su estado de salud para que la compañía le reembolse a usted o a la organización. También es posible que la organización tenga que obtener la aprobación previa de su aseguradora y explicar a la aseguradora su necesidad de atención por parte de la organización y los servicios que se le prestarán.  

Llevar a cabo operaciones de asistencia sanitaria 

La organización puede utilizar la PHI para sus propias operaciones con el fin de facilitar la función de la organización y según sea necesario para proporcionar una atención de calidad a todos los pacientes de la organización. Las operaciones de atención médica incluyen actividades tales como: 

•  Actividades de evaluación y mejora de la calidad. 

•  Actividades diseñadas para mejorar la salud o reducir los costes sanitarios. 

•  Elaboración de protocolos, gestión de casos y coordinación de cuidados. 

•  Ponerse en contacto con proveedores de asistencia sanitaria y pacientes para informarles sobre alternativas de tratamiento y otras funciones relacionadas que no incluyan el tratamiento.

•  Revisión profesional y evaluación del rendimiento. 

•  Programas de formación, incluidos aquellos en los que estudiantes, aprendices o profesionales sanitarios pueden aprender bajo supervisión. 

•  Recaudación de fondos en beneficio de la organización y determinadas actividades de marketing. Usted tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones de recaudación de fondos de la organización y la organización no puede vender su PHI sin su permiso.  

Para contactar con usted 

Podemos usar y divulgar la PHI para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita con nosotros. También podemos usar y divulgar la PHI para informarle sobre alternativas de tratamiento o beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle. 

Para ponerse en contacto con las personas que intervienen en su atención 

 A menos que usted se oponga, podemos compartir su PHI con una persona que esté involucrada en su atención médica o en el pago de su atención, como su familia, un amigo cercano o cualquier otra persona que usted identifique. También podemos notificar a su familia sobre su ubicación o estado general. Si usted no puede aceptar u objetar dicha divulgación, podemos divulgar dicha información según sea necesario si determinamos que es lo mejor para usted según nuestro criterio profesional. 

Para investigar 

En determinadas circunstancias, podemos utilizar y divulgar la PHI con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede consistir en comparar la salud de los pacientes que recibieron un tratamiento con los que recibieron otro, para la misma afección. También podemos permitir que los investigadores consulten los expedientes para ayudarles a identificar a los pacientes que podrían incluirse en su proyecto de investigación o para otros fines similares, siempre que no retiren ni se lleven copia de ninguna PHI. 

Coordinar los servicios con los asociados comerciales  

Podemos divulgar la PHI a nuestros socios comerciales que desempeñan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios si la información es necesaria para dichas funciones y/o servicios. Por ejemplo, podemos recurrir a otra empresa para que realice servicios de facturación en nuestro nombre. Todos nuestros socios comerciales están obligados a proteger la privacidad de su PHI y no están autorizados a utilizar o divulgar ninguna información que no esté especificada en nuestro contrato. 

Comunicarse en situaciones de catástrofe  

Podemos divulgar su PHI a organizaciones de ayuda en caso de catástrofe que busquen su PHI para coordinar su atención o notificar a familiares y amigos su ubicación o estado en caso de catástrofe. Le daremos la oportunidad de aceptar u objetar dicha divulgación siempre que prácticamente podamos hacerlo.

Situaciones especiales

Como exige la ley

Divulgaremos la PHI cuando así lo exija la legislación internacional, federal, estatal o local. 

Para pleitos y litigios

La organización puede divulgar su PHI si usted está involucrado en una demanda o disputa. También podemos divulgar la PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por otra persona involucrada en la disputa, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada. 

Para fines policiales

La organización podrá divulgar su PHI a un funcionario encargado de hacer cumplir la ley para los fines siguientes (1) En respuesta a una orden judicial, mandato, citación, emplazamiento o proceso similar; (2) Información limitada para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; (3) Cuando usted sea víctima de un delito, incluso si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener su consentimiento; (4) Sobre una muerte que creamos que pueda ser el resultado de una conducta delictiva; y (5) En caso de emergencia para denunciar un delito, la ubicación del delito o de las víctimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.  

A los médicos forenses

La organización puede divulgar su PHI a médicos forenses y examinadores médicos para determinar la causa de su muerte o para otros deberes, según lo autorizado por las leyes. Esto incluye la divulgación de la PHI con fines de donación de órganos y cadáveres.  

A los directores de funerarias

La organización puede revelar su PHI a directores de funerarias de acuerdo con las leyes aplicables y si es necesario, para llevar a cabo sus funciones con respecto a sus arreglos funerarios. Si es necesario para llevar a cabo sus funciones, la organización puede divulgar su PHI antes y en anticipación razonable de su muerte.  

En caso de amenaza grave para la salud o la seguridad

La organización podrá, de conformidad con la legislación aplicable y las normas éticas de conducta, divulgar su PHI cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público o de otra persona.   

Notificación de violación de datos

La organización puede utilizar o divulgar su PHI para proporcionar avisos legalmente requeridos de acceso no autorizado o divulgación de su información médica. 

Donación de órganos y tejidos

La organización puede utilizar o divulgar información sanitaria a organizaciones que se ocupan de la obtención de órganos o a otras entidades dedicadas a la obtención, almacenamiento o transporte de órganos, ojos o tejidos para facilitar la donación y el trasplante de órganos, ojos o tejidos. 

Militares y veteranos

La organización puede divulgar información sanitaria según lo requieran las autoridades de mando militar si usted es miembro de las fuerzas armadas. Podemos divulgar información sanitaria a la autoridad militar extranjera correspondiente si usted es miembro de las fuerzas armadas extranjeras. 

Riesgos para la salud pública

La organización puede divulgar la PHI para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen divulgaciones para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; reportar muertes; reportar abuso o negligencia; reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos; notificar a las personas del retiro de productos que puedan estar usando; a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición; y a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley. 

Actividades de supervisión sanitaria

La organización puede divulgar la PHI a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.  

Seguridad nacional y actividades de inteligencia

La organización puede divulgar la PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. 

Servicios de protección para el Presidente y otros cargos

La organización puede revelar la PHI a funcionarios federales autorizados para que puedan proporcionar protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros o para llevar a cabo investigaciones especiales. 

Reclusos o personas detenidas

Si se encuentra bajo custodia de las fuerzas del orden, podemos revelar su PHI a la institución correccional o al funcionario encargado de hacer cumplir la ley. Esta divulgación sería necesaria: (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) la seguridad y protección de la institución correccional.  

Para la indemnización por accidente laboral

La organización puede divulgar su información sanitaria para programas de compensación laboral o similares. 

Autorización para utilizar o divulgar información sanitaria

Estamos obligados a cumplir los términos de este Aviso de Prácticas de Privacidad. Aparte de lo indicado anteriormente, la organización no divulgará su PHI, excepto con su autorización por escrito. Otros usos y divulgaciones de la Información Médica Protegida no cubiertos por este Aviso o las leyes que se nos aplican se harán sólo con su autorización por escrito. Si usted o su representante autorizan a la organización a utilizar o divulgar su PHI, podrá revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. No obstante, la revocación no afectará a las divulgaciones realizadas en virtud de su autorización antes de que la revocara.

Sus derechos con respecto a su información sanitaria

Usted tiene los siguientes derechos en relación con su PHI que la organización mantiene:  

Derecho a solicitar restricciones

Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la PHI que utilizamos o divulgamos para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica. También puede tener derecho a solicitar que se limite la PHI que divulgamos a alguien que participe en su atención o en el pago de la misma, como un familiar o amigo. No estamos obligados a acceder a su solicitud a menos que nos pida que restrinjamos el uso y la divulgación de su PHI a un plan de salud con fines de pago u operaciones de atención médica y dicha información que desea restringir se refiera únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el que nos haya pagado "de su bolsillo" en su totalidad. Si estamos de acuerdo, accederemos a su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de urgencia. Si desea solicitar restricciones, póngase en contacto con el responsable de privacidad.  

Pagos directos

Si ha pagado de su bolsillo (o, en otras palabras, ha solicitado que no facturemos a su plan de salud) la totalidad de un artículo o servicio específico, tiene derecho a solicitar que su PHI con respecto a ese artículo o servicio no se divulgue a un plan de salud con fines de pago u operaciones de atención médica, y cumpliremos con esa solicitud. 

Derecho a recibir comunicaciones confidenciales

Atenderemos cualquier solicitud razonable que nos haga para recibir comunicaciones de PHI por medios alternativos o en lugares alternativos. La solicitud de comunicación confidencial debe recibirse por escrito y especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted. La organización no le pedirá que justifique su solicitud e intentará satisfacer su solicitud razonable de comunicaciones confidenciales.  

Derecho a inspeccionar y copiar su información sanitaria

Tiene derecho a inspeccionar y copiar su PHI, incluidos los registros de facturación. La solicitud para inspeccionar y copiar los registros que contengan su PHI puede dirigirse al Funcionario de Privacidad. Si su PHI se mantiene en formato electrónico (conocido como historia clínica electrónica), tiene derecho a solicitar que se le entregue o transmita a otra entidad una copia electrónica de su historia clínica. Haremos todo lo posible para proporcionarle acceso a su PHI en la forma o formato que solicite, si es fácilmente producible en dicha forma o formato. Si la PHI no es fácilmente producible en la forma o formato que usted solicita, su registro será proporcionado en nuestro formato electrónico estándar o si usted no desea esta forma o formato, una copia impresa legible. Podremos cobrarle una tarifa razonable, basada en los costes, por el trabajo asociado a la copia, montaje y/o transmisión de la PHI asociada a su solicitud. No le cobraremos nada si necesita la información para solicitar prestaciones en virtud de la Ley de Seguridad Social o de cualquier otro programa estatal o federal de prestaciones basado en las necesidades. Se le pedirá que firme un recibo por su PHI. La organización tiene derecho a denegar el acceso a la PHI en determinadas situaciones específicas, como cuando un profesional sanitario considera que el acceso podría causar daños a la persona o a otra. En caso de denegación, usted tiene derecho a que dicha denegación sea revisada por otro profesional sanitario autorizado que no haya participado directamente en la denegación de su solicitud, para obtener una segunda opinión.  

Derecho a recibir notificación de una infracción 

Tiene derecho a que se le notifique cualquier violación de su PHI no protegida. 

Derecho a modificar la información sanitaria

Si usted o su representante creen que sus registros de información sanitaria son incorrectos o están incompletos, pueden solicitar que la organización los modifique. Dicha solicitud podrá presentarse mientras la organización conserve la información. La solicitud de modificación de los registros debe dirigirse por escrito al responsable de privacidad. La entidad podrá denegar la solicitud si no se presenta por escrito o no incluye un motivo para la modificación. La solicitud también puede denegarse si la organización no ha creado la PHI, si los registros que solicita no forman parte de los registros de la organización, si la PHI que desea modificar no forma parte de la PHI que usted o su representante tienen permiso para inspeccionar y copiar, o si, en opinión de la organización, los registros que contienen su PHI son exactos y completos.  

Derecho a un informe sobre las divulgaciones

Usted o su representante tienen derecho a solicitar una relación de las divulgaciones de su PHI realizadas por la organización por cualquier motivo que no sea tratamiento, pago u operaciones sanitarias durante los seis años anteriores si los registros se conservan en papel. Tiene derecho a recibir una relación de todas las divulgaciones realizadas a partir de la historia clínica electrónica durante los tres años anteriores a la fecha de solicitud. La solicitud de recuento debe dirigirse por escrito al responsable de la protección de datos. La solicitud debe especificar el periodo de tiempo para la contabilidad. La organización le proporcionará gratuitamente el primer informe que solicite durante un periodo de 12 meses. Las solicitudes posteriores podrán estar sujetas a una tarifa razonable basada en los costes.  

Derecho a una copia impresa de este aviso

Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Puede pedirnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Aunque haya aceptado recibir este aviso por vía electrónica, sigue teniendo derecho a una copia en papel del mismo. Puede obtener una copia de este aviso en el sitio web que está leyendo o poniéndose en contacto con el responsable de privacidad. 

Cambio en la notificación

Podemos cambiar los términos de nuestro aviso en cualquier momento. El nuevo aviso entrará en vigor para toda la PHI que mantengamos en ese momento. Este aviso también puede ser revisado si hay un cambio material en los usos o divulgaciones de la PHI, sus derechos, nuestras obligaciones legales, u otras prácticas de privacidad establecidas en este aviso. Tras una revisión material de este aviso, se publicará un Aviso de prácticas de privacidad actualizado en nuestro sitio web. Además, si lo solicita, le proporcionaremos cualquier Aviso de Prácticas de Privacidad revisado llamando al Funcionario de Privacidad al 828-466-0466 y solicitando que se le envíe una copia revisada por correo. El aviso contendrá la fecha de entrada en vigor en la parte inferior de la última página.

Quejas

Si cree que hemos violado sus derechos de privacidad, tiene derecho a presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.. La organización no tomará represalias contra nadie que presente una queja. Para presentar una queja ante nosotros, póngase en contacto con el Responsable de Privacidad, Carolina Caring, 3975 Robinson Road, Newton, Carolina del Norte 28658. Teléfono: 828.466.0466. 

Fecha de entrada en vigor

Este Aviso entra en vigor el 16 de septiembre de 2013.